charter ronald carrillo

ACTA DEL PROYECTO
Fecha	Nombre de Proyecto
05/11/2011	Módulo de Asignación de Casos de Peritos y Abogados Externos
Areas de conocimiento / procesos:	Area de aplicación (Sector / Actividad):
Procesos:Iniciación, Planifcación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre Areas: Gestión de la Integración,  Gestión de alcance,   Gestión de tiempos,   Gestión de Costos,  Gestión de Calidad,  Gestión de Recursos Humanos,  Gestión de Comunicación,  Gestión de Riesgos y  Gestión de Adquisiciones.	Banca y Finanzas
Fecha de inicio del proyecto	Fecha tentativa de finalización del proyecto
07/10/2011	31/12/2012
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general Crear una herramienta de asignación de casos para peritos y abogados para garantizar la equidad en la asignación de casos. Objetivos especificos Crear la lista de parámetros de selección de Profesionaeles Externos por especialidad para establecer el marco de acción. Desarrollar las areas de trabajo por sucursales para Profesionales Externos para la designación de zonas de trabajo. Disminuir el riesgo de confabulación de colaboradores con profesionales externos. Mejorar el control de la eficiencia por profesional externo para tomar las desiciones de cese de profesionales en tiempo adecuado.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
La solicitud del Consejo  de Administración, con respecto a la asignación de casos a los profesionales externos en derecho y en valuaciones de garantías, establece que debe haber equidad en el pago de honorarios por servicios.  Actualmente esta asignación la realiza el Administrador de cada sucursal de acuerdo a su criterio. Este tipo de asignación, es sumamente complicada de  realizar cuando se ve la Cooperativa en forma global y a un profesional específico en particular, ya que este puede prestar el servicio a diferentes Sucursales por lo que llevarán un rol diferente, sin embargo globalmente se van a presentar diferencias.  El modulo de asignación de casos debe poder realizar acciones de selección de una base de datos de profesionales, de acuerdo a parámetros establecidos, para lograr la equidad en los criterios determinados, a la hora de asignar casos. Debe ser un módulo que permita utilizar varias bases de datos.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
Descripción específica y medible de los productos que el proyecto debe entregar. Cada entregable debe estar relacionado con los objetivos. Recuedce que un entregable es un documento, informe, diseño o plan. Cada sucursal realiza la asignación de profesionales externos de acuerdo a su propio rol y no cumplen con los requisitos mínimos establecidos en la normativa interna en cuanto a equidad del proceso, esto implica que al ser desarrollado en cada sucursal, las diferencias entre profesionales en forma global son muy acentuadas. El Sistema, pretende que cuando un crédito es incluido en el Opencred (Sistema de Crédito de la Cooperativa), se consulta  de cual sucursal es ese asociado, de la lista de profesionales asignados a esta, debe designarse el que continúe en el rol, de acuerdo a un criterio de equidad en el monto de honorarios recibidos y casos asignados. Los entregables para el proceso  Planifcación, Ejecución, Seguimiento y Control, no se han determinado aún. Los entregables definidos para el cierre del proyecto son los siguientes: Generar asignación de casos Generar honorarios por cobrar Generar rol de asignación Pantalla de excepciones del rol Generar reportes necesarios Generar Control de  pagos de honorarios Controlar los tiempos de respuesta
Supuestos
El proceso de asignación de casos actualmente utilizado es ineficiente y genera diferencias considerables en la equidad de la asignación de casos por profesional externo. Con el desarrollo de este proyecto, se podrá generar una asignación con equidad de los casos de crédito de la Cooperativa. Se cuenta con el apoyo de la Gerencia General, Administradores y las Direcciones. La experiencia acumulada en estos años por la unidad de Colocación y Recuperación con respecto a esta situación es primrdial para el éxito del proyecto.
Restricciones
El principal inconveniente para el proyecto es la alta carga de trabajo de TI y la falta de asignación de presupuestos para contratación outsourcing.
Información histórica relevante
COOCIQUE R.L nace el 11 de Abril de 1965, por un grupo de sancarleños, quienes sintieron la necesidad de crear una institución de propiedad conjunta, para solucionar necesidades específicas de ahorro y crédito y otros servicios a sus asociados y asociadas. En sus inicios estuvo formada por 180 personas dedicadas a diversas actividades económicas y con un capital inicial de ¢18,000.00 (dieciocho mil colones) COOCIQUE R.L cuenta con dos subsidiarias: el Consocio Cooperativo de Vivienda Coocique, CONCOOCIQUE R.L. y la Fiduciaria de Inversión y Ahorro Coocique Sociedad Anónima, FIACOOCIQUE S.A. También cuenta con un centro de formación cooperativa para niños y jóvenes llamado Nueva Generación; 25 Sucursales y Oficinas, 11 cajeros electrónicos, 2 Autocajas, 5 Servicajas, y página de Internet a disposición de nuestros asociados (as). Actualmente, la cooperativa tiene más de 100,000 asociados y un capital social que sobrepasa los ¢5,900 millones. La cartera de Crédito es de mas de ¢61.000 millones y es la cuarta cooperativa de este sector del país. No se han desarrollado proyectos similares anteriormente.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Involucrados  directo(s): Administradores de Sucursal. Cada Sucursal cuenta con 1 Administrador responsable de procesos operativos y administrativos. Coordinación de Colocación y Recuperación: Area responsable de los procesos generales de  el Proceso de Crédito de la Cooperativa. Consta de 3 Unidades: Control, Seguimiento y Operativa. Gerencia General: Responsable Administrativo de la operación de la Cooperativa. Unidad de TI: Responsables del desarrollo del Software del Proyecto Analistas de Crédito: Responsables de Inclusión de Operaciones de Crédito al OPENCRED. involucrados indirecto(s): Unidad de Contabilidad: Responsables de Registro Contable de Honorarios de Profesionales Externos. Profesionales Externos: Abogados y peritos contratados apra brindar servicios profesionales para la cooperativa. Proceso de Admisión: Responsables de parte de Proceso de Inclusión de Crédito
Aprobado por: Yorleny Hidalgo	Firma:
Realizado por Ronald Carrillo Castro